Teilnehmermanagement: Was es leistet und worauf du bei der Auswahl achtest

Stand: Oktober 2026 von Felix Heinze, LEITGUT. Münster

Teilnehmermanagement heißt: Du verwaltest alle Personen, die zu deiner Veranstaltung kommen, an einer Stelle. Von der Anmeldung über die Bestätigung bis zum Check-in am Einlass und der Auswertung danach.

Was gehört zum Teilnehmermanagement?

• Anmeldeformular: Gäste melden sich online an, im Namen und Design deiner Veranstaltung.
• Bestätigung und Erinnerung: Das Ticket mit QR-Code kommt per Mail, auf Wunsch mit Kalendereintrag.
• Warteliste: Ist die Veranstaltung voll, rücken Gäste automatisch nach, wenn jemand absagt.
• Freigabe: Wer Anmeldungen erst prüfen will, bestätigt sie von Hand, auf Wunsch in zwei Stufen.
• Check-in: Am Einlass werden die QR-Codes gescannt, auf mehreren Geräten gleichzeitig.
• Namensschilder: Etiketten und Lanyards lassen sich aus den Anmeldedaten drucken.
• Auswertung und Nachbereitung: Zahlen zur Veranstaltung, eine Feedback-Seite und eine Mail an alle, die da waren.

Ab wann lohnt sich Software?

Bei einer kleinen Runde reicht oft eine Liste. Sobald mehrere Personen Zugriff brauchen, die Plätze begrenzt sind, Gäste absagen oder am Einlass geprüft wird, kostet die Liste mehr Zeit, als sie spart.

Dazu kommt der Datenschutz. Namen und E-Mail-Adressen von Gästen sind personenbezogene Daten. In einer geteilten Excel-Datei lässt sich schwer nachvollziehen, wer sie wann gesehen hat. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Text nicht. Bei Fragen zum Datenschutz hilft dir deine Datenschutzbeauftragte oder ein Anwalt.

Zehn Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

1. Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
2. Wie lange werden Daten nach der Veranstaltung gespeichert, und kann ich sie löschen?
3. Funktioniert der Check-in auch ohne Internet?
4. Können mehrere Geräte gleichzeitig einchecken, ohne dass Gäste doppelt gebucht werden?
5. Was passiert, wenn die Veranstaltung voll ist: Warteliste, automatisches Nachrücken?
6. Erscheint das Formular unter dem Namen und im Design meiner Veranstaltung?
7. Was kostet es wirklich: pro Veranstaltung, pro Teilnehmer oder pro Jahr? Was kommt dazu?
8. Kann ich alle Daten exportieren?
9. Wer hilft mir am Veranstaltungstag?
10. Brauchen meine Gäste einen Account oder eine App?

Wie LEITGUT diese Fragen beantwortet

• Daten: Server in der EU, verschlüsselt, mit täglichen Backups. Den AVV schließt du online ab.
• Ohne Internet: Es gibt eine druckbare Offline-Notfallliste zum Abhaken, damit der Einlass auch ohne Netz weiterläuft.
• Mehrere Geräte: Der Check-in läuft auf mehreren Handys gleichzeitig. Der Laptop zeigt live, wer schon da ist.
• Warteliste: Mit automatischem Nachrücken, ab der Edition Professional.
• Eigener Auftritt: Das Formular erscheint im Design deiner Veranstaltung. In der Edition Premium und in der Agentur-Lizenz auch ganz ohne LEITGUT-Branding.
• Preis: Du buchst pro Veranstaltung nach Größe, oder bei vielen Terminen im Jahr als Jahreslizenz. Der Preis steht im Angebot als Endpreis.
• Gäste: Sie brauchen keinen Account. Das Formular gibt es auf Deutsch und Englisch.
• Hilfe: Du hast einen persönlichen Ansprechpartner aus Münster.

Wie das im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite zum Teilnehmermanagement und die Live-Demo.

Häufige Fragen